Як правило, документи групують у справи протягом одного календарного (діловодного) року. Однак окремі питання діяльності потребують часу для вирішення — протягом двох і більше років.
Документи довготривалого проєкту групуйте до однієї справи протягом усіх років його втілення в життя. Справи, які формують кілька років, у діловодстві називають перехідними. Перехідна справа дає змогу отримати повну документальну картину з реалізації довготривалого проєкту та забезпечити зручне користування документацією.
До перехідних справ належать і книга обліку руху трудових книжок та вкладишів до них, і журнал обліку особових справ, а також інші облікові форми, які ведуть протягом кількох років.
Заголовки перехідних справ у номенклатурі зазначайте відповідно до їх значущості.
Індекс перехідної справи може змінюватися протягом строку її формування. Якщо змінився індекс перехідної справи, то на її обкладинці закресліть тонкою лінією попередній індекс і поруч проставте новий індекс.
У графі 5 «Примітка» ...
