Якщо посадовою інструкцією інспектора з кадрів визначили, що він веде трудові книжки, то він сам уносить записи до своєї трудової книжки, зокрема щодо прийняття і звільнення.
Перелік обов’язків, що покладають на працівника, визначають під час прийняття на роботу / укладання трудового договору й закріплюють у посадовій / робочій інструкції та/або в письмовому трудовому договорі.
Записи у трудову книжку вносять від третьої особи. Це загальне правило, що визначає Інструкція про порядок ведення трудових книжок працівників, затверджена наказом Мінпраці, Мін’юсту, Мінсоцзахисту від 29.07.1993 № 58