Якнайшвидше виправте помилку, якщо виявили її після реєстрації наказу в журналі.
Поруч із порядковим номером наказу поставте на документі та в журналі додатковий індекс «а», відокремте його від основного номеру (індексу) правобічною похилою рискою, наприклад № 347/а.
У графі «Примітка» журналу реєстрації наказів зазначте, що реєстраційний індекс уточнили у зв’язку з помилковим дублюванням номера наказу.
Уточнюйте реєстраційний індекс наказу тільки після того, як проаналізуєте:
- скільки копій наказу виготовили;
- кому передали копії наказу;
- чи вносили на підставі наказу записи до інших документів.
Це необхідно, щоб уточити реєстраційний індекс наказу в усіх примірниках його копій, а також в інших документах, куди внесли посилання на наказ, і в подальшому — щоб уникнути непорозумінь чи юридичних казусів.
Трапляється, що неможливо внести виправлення до реєстраційного індексу, бо копію наказу чи витяг із нього подали до іншої організації й на його підставі вчинили певні дії, які не не можна...
