Факт нестачі особових справ може виявити як сам кадровик, так і експертна комісія (ЕК) підприємства. Під час експертизи цінності документів перевіряють наявність усіх справ, що рахують за номенклатурою справ, Журналом обліку особових справ працівників, Книгою обліку руху трудових книжок і вкладишів до них, іншими реєстраційними та обліковими формами.
Якщо встановлено нестачу документів і справ, відповідні структурні підрозділи розшукують їх (п. 9 гл. 2 розд. V Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5; далі — Правила № 1000/5). Якщо виявлено нестачу особових справ, пошук провадить кадрова служба.
Якщо розшук не дав результатів, складіть акт про нестачу архівних справ (документів) (далі — Акт). Типову форму встановлено Правилами № 1000/5.
Акт підписує керівник архіву (особа, відповідальна за архів), візує керів...
