Під час складання описів справ для передавання їх на архівне зберігання дотримуються таких правил:
- заголовки справ до опису вносять відповідно до заголовків, зазначених у номенклатурі справ (за необхідності до заголовків уносять окремі уточнення: зазначають номери наказів, протоколів; конкретизують назви включених до справи видів документів, особливо тих, що мають строки зберігання з позначкою «ЕПК»);
- кожна справа уноситься до опису під самостійним порядковим номером, зокрема, якщо за рік заведено кілька томів однієї справи з однаковим заголовком, то кожний том в опису буде мати окремий номер;
- порядок нумерації справ в опису — валовий за кілька років;
- графи опису заповнюють відповідно до відомостей, винесених на обкладинку (титульний аркуш) справи;
- у разі внесення до опису кількох справ поспіль з однаковим заголовком повністю зазначається лише заголовок першої справи, а усі інші однорідні справи, розташовані на тій же сторінці, позначаються словами «те саме», при цьому усі інші відомо...
