Основною складовою частиною будь-якого опису справ є описова стаття, яка містить такі елементи (див. форму опису ):
1) порядковий номер справи;
2) індекс справи;
3) заголовок справи;
4) крайні дати документів справи;
5) кількість аркушів у справі;
6) строк зберігання справи (крім описів справ постійного зберігання);
7) наявність копій документів (за потреби).
Розглянемо докладніше призначення кожної графи форми опису.
Порядковий номер справи
Порядковий номер справи відображає облікову функцію опису, закріплює послідовність розташування заголовків справ в опису. Порядковий номер справі надається у порядку валової нумерації і фіксується в першій графі форми опису «№» арабським числом. Номер останньої справи в опису фіксує кількість справ, внесених в опис.
Індекс справи
Індекс справи фіксують у другій графі форми опису «Індекс справи (тому, частини)». Він складається з умовного позначення арабськими цифрами індексу справи за номенклатурою справ кадрової служби. У разі виявлення справи, не...
