Додаткові справи до номенклатури вносять під резервними номерами за погодженням зі службою діловодства та архівом (п. 19 гл. 1 розд. IV Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5; далі — Правила № 1000/5).
Коли складаєте номенклатуру справ підрозділу, в останньому записі зазначайте індекс та заголовок справи, де зберігатимете номенклатуру. Далі створіть пусті пронумеровані рядки — резерв для додаткових справ.
Якщо не зробили цього в номенклатурі справ на поточний рік або резервних номерів замало, сформуйте таблицю з резервними номерами на окремому аркуші. Долучіть цей аркуш до номенклатури справ відділу кадрів.
Для того щоб додати до чинної номенклатури нові справи під резервними номерами, дійте за алгоритмом.
Складіть доповідну записку
Підготуйте проєкт доповідної записки про потребу додати справи до номенкла...
