Ні, не можна на прохання працівника вилучати або копіювати засвідчені копії документів із особової справи.
Перелік документів особової справи та порядок її формування регламентують пункти 12-13 глави 2 розділу IV Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5 (далі — Правила № 1000/5).
Додавайте до особової справи тільки засвідчені в установленому порядку копії документів. Підстава — абзац 4 пункту 2 глави 2 розділу IV Правил № 1000/5.
Не можна зберігати в особовій справі кілька копій: одну засвідчену, а інші — ні. Правила № 1000/5 забороняють включати до особової справи розмножені копії.
Не дозволено й копіювати засвідчені копії документа. Виняток — оригінал відсутній або його отримати неможливо (п. 4 гл. 10 розд. ІІ Правил № 1000/5).
Вихід — скануйте оригінали документів працівників. Зберігайте скан-копії в папці...
