Якщо поточне діловодство кадрової служби займає увесь робочий час і відсутня можливість приділити належну увагу підготовці справ до архівного зберігання, передайте (за погодженням із керівництвом) цю роботу працівникам державних архівних установ.
Відповідальність за підготовку справ до архівного зберігання визначають в інструкції з діловодства, і, як правило, покладають на працівника, відповідального за діловодство в структурному підрозділі з відображенням цієї функції в його посадовій інструкції.
Робота з підготовки особових справ звільнених працівників до подальшого зберігання та використання вимагає певних знань та практичних навичок. Державні архіви, архівні відділи районних державних адміністрацій та міські ради регулярно проводяться семінари, практичні заняття з питань експертизи цінності документів, діяльності експертних комісій, підготовки справ, зокрема особових, для архівного зберігання.
Архівні установи надають методичну допомогу зі складання описів справ, актів про вилученн...
