Як і коли складати супровідні листи

Деякі документи надсилають разом із супровідними листами, де фіксують відомості про вкладення. 

Призначення

Найперше призначення супровідних листів — інформувати адресатів про відправлені й долучені до них документи. Особливості оформлення супровідних листів визначають:

• Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5 (далі — Правила № 1000/5);
• Збірник уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів (далі — Збірник ОРД).

Із супровідними листами надсилають (п. 10 гл. 1 розд. II; п. 5 гл. 4 розд. XII Правил № 1000/5):

• документи без адресної частини (плани, звіти, договори, довідки, акти, каталоги тощо);
• документи, що підлягають поверненню;
• електронні носії інформації;
• архівні довідки, копії і витяги з архівних документів.