Прийнятні обидва варіанти. Із практичних міркувань радимо роздруковувати підсумковий запис на окремому аркуші наприкінці року.
Наприкінці року номенклатуру справ структурного підрозділу і номенклатуру справ підприємства закривають підсумковими записами про фактичну наявність заведених за рік справ (п. 20 гл. 1 розд. IV Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5).
На практиці, підсумковий запис частіше друкують на окремому аркуші наприкінці року. Мета — саме друкованим способом внести відомості про категорії та кількість справ, складених у відповідному році у структурному підрозділі або на підприємстві. Це забезпечує надійніше збереження інформації, аніж якщо внести її рукописним способом. Адже чорнила з часом вицвітають або розмиються, якщо порушений режим вологості у приміщенні тощо.
Із консультації «Складаємо...
